Dit is hoe je correct contante betalingen in je boekhouding verwerkt

Hoewel ze steeds minder voorkomen, zijn er iedere keer wel weer een paar contante betalingen die nog moeten worden verwerkt in de boekhouding. In dit artikel lees je hoe je dit op de juiste manier doet.

Wat wordt er bedoeld met een contante betaling?

Bij een contante betaling gaat het om een betaling van een factuur met contant geld (tastbaar geld). Het wordt ook wel cash- of chartaal geld genoemd. Het is dus het tegenovergestelde van een digitale betaling, waarbij geld meestal van de ene naar de andere bankrekening wordt gestort. Wat ook wel giraal geld wordt genoemd.

Zowel klanten kunnen jouw factuur contant betalen, maar het is ook mogelijk dat je zelf een inkoopfactuur betaalt met cash geld. Dus laten we eens kijken hoe je dit in beide gevallen op de juiste manier verwerkt.

Hoe boek je een contante betaling in?

De makkelijkste manier om dit te doen, is via een professioneel boekhoudprogramma. Hier kun je namelijk alle in- en uitgaven in verwerken, waarbij je ook heel eenvoudig BTW-percentages kunt ingeven en betalingen (ook in contanten) kunt koppelen aan bonnen en facturen.

Contante betaling van een verkoopfactuur verwerken

In het geval van een contante betaling van een verkoopfactuur, verwerk je deze in de administratie door eerst een “contante betaalwijze” aan te maken. Bij sommige programma’s is dit niet nodig en is deze optie standaard inbegrepen. Vervolgens kies je de bijbehorende factuur en selecteer je de betaalmethode, in dit geval dus contant of “uit kas”.

Het is bij goede software zelfs mogelijk om deelbetalingen in te geven, wanneer een gedeelte contant en een gedeelte giraal is betaald. Als je nog geen factuur hebt, dan kun je een contante betaling verwerken door deze te boeken als vooruitbetaling, die gekoppeld is aan de desbetreffende klant.

Contante betaling van een inkoopfactuur verwerken

Als je zelf een zakelijke inkoop doet, bijvoorbeeld een contante betaling na het tanken bij Shell, dan verwerk je dit in de administratie door het aanmaken van een nieuwe boeking. Uiteraard in het gedeelte van de kosten. Hierbij vul je het contante bedrag in dat je hebt uitgegeven, voorzien van een categorie en omschrijving. Vervolgens geef je ook hier aan dat je dit bedrag contant of “uit kas” hebt betaald.

Contant geld storten of opnemen van de eigen zakelijke rekening

De kans is groot dat je ontvangen contant geld, vooral als het een groter bedrag is, wil storten op je zakelijke bankrekening. Ook dit moet zorgvuldig gebeuren, zodat de administratie klopt. In feite verplaats je in dit geval geld, van je kas naar de bank. Dit doe je dan ook door het maken van een balansboeking, aangezien deze niet onder uitgaven of inkomsten valt.

Hetzelfde geldt voor het opnemen van contant geld van je zakelijke rekening. Ook dit is een balansboeking, waarbij er in dit geval geld wordt verplaatst van de bankrekening naar de kas. Houd er rekening mee dat het saldo dat je in kas hebt niet negatief kan zijn, omdat je in een fysieke kassa-lade ook geen negatief saldo kunt hebben. Iets dat een boekhoudprogramma overigens automatisch zal aangeven, als je een handeling wil verrichten die zou resulteren in een negatief saldo in kas.